אחת הבעיות הבולטות בדור שלנו היא בעית החוסר בזמן.
הזמן הוא אחד המשאבים החשובים ביותר בחיינו, אולם לא תמיד אנו מצליחים לנהל אותו נכון. אחת מתופעות הלוואי הלא נעימות שנובעות מחוסר לא נכון של זמננו הוא האיחורים. מעבר לעוגמת הנפש שאנו גורמים לצד השני שחיכה לנו דקות ארוכות, האמינות שלנו נפגמת באופן אנוש.
אם אתם מוצאים את עצמכם מאחרים שוב ושוב ושוב, זה הזמן לאמץ את 7 הכללים לניהול זמן נכון, שיגרמו לכם לעשות הכל, בדיוק בזמן.
|
1. הכינו את כל הדרוש לכם לילה לפני
הכלל הזה פשוט וגאוני.
אם אתם מאחרים כמעט לכל מקום, והבוקר שלכם נראה כמו סערת הוריקן במקרה הטוב, זה הזמן להתארגן מראש. במקום להחליט ברגע האחרון מה ללבוש, איך להתארגן, למצוא את המפתחות ולהצליח להכין גם סנדוויץ לעבודה, לעשות את הכל מראש ולחסוך זמן.
הרבה מאוד דברים חיוניים וחשובים יכולים להעשות לילה לפני- בחירת הבגדים והנעליים, אריזת התיק, כתיבת מיילים, או הכנת האוכל, הכנת כל הדברים הללו מראש יהפכו את חייכם לקלים ונוחים יותר.
הפנמת שגרת הערב הזו, שיכולה להתבצע ברוגע תוך זמן קצר, תהפוך את הבוקר להרבה יותר מחויך ושמח, והכי חשוב- תעזור לכם להגיע בזמן לעבודה.
2. הכינו את עצמכם מראש לעיכובים
אנחנו יודעים שזו עצה פסימית מעט, אבל תתפלאו לגלות שהיא ממש עובדת. תכנון זמנים בדיוק לפי השעה הנקובה הוא מתכון בדוק לאיחורים. למשל: אם אתם צריכים להגיע לאירוע בשעה 20:30 בערב וידוע לכם שזמן הנסיעה הוא חצי שעה, יציאה בשעה 20:00 היא ממש הגיונית. אך שינויים בלתי צפויים בתוכנית כמו פקק מתמשך או חפץ חשוד בדרך עשויים לשבש את לוח הזמנים שלכם. לעומת זאת, אם תקחו מראש מקדם בטחון של 15 דקות לפני המועד הקבוע, רוב הסיכויים שתצליחו להגיע בזמן בכל מקרה.
3. אל תתפתו ל"רק עוד סידור אחד לפני"
הרצון להיות מולטי-טסקטרים ולהספיק את הכל במהלך היום לעיתים פוגע בנו מבחינת זמנים. כאשר אנו מרוכזים בעבודה, יכול להתעורר בנו הרצון לסיים עוד דבר אחד לפני היציאה הביתה. כתיבת דו"ח, מענה על מיילים חשובים הם דברים שאולי מאוד נרצה לעשות לפני סיום יום העבודה שלנו, אך התנהלות שכזו עשויה לגרום לנו לסטות מתכנון לוח זמנים נכון יותר עבורנו. "הדבר הקטן הזה" שעשינו בסוף יום העבודה, יכול לייצר איחור גדול שיכול היה להמנע בהחלטה אחת קטנה.
הכרת הדחפים הפנימיים האלו וההתגברות שלנו עליהם, תמזער את הסיכוי שנאחר בעתיד.
4. הסתכלו על הזמן בצורה ריאלית
אנשים נוטים להיות מדי אופטימיים לגבי ניהול הזמן שלהם. אנו בטוחים שמקלחת תיקח לנו בדיוק 10 דקות, שלמעשה אנו יוצאים אחרי חצי שעה במקרה הטוב, ומקציבים לעצמנו חצי שעה להתארגנות בבוקר ושוכחים את הזמן שלוקח לנו להסתרק.
כדי להעריך נכונה את משך הזמן שלוקח לנו לבצע פעולות מסוימות, חשבו על רצף הפעולות שאתם עושים מדי יום ומדדו אותן עם סטופר. בסוף התהליך, חשבו את הזמן הממוצע לכל אחת מהפעולות הללו.
דרך זו תספק לכם אינדיקציה טובה לתכנון נכון של הזמן.
5. הגדירו את המשימות שלכם לפי סדר עדיפות
בכל יום מחכות לכם מספר משימות לא מבוטל שעליכם לבצע. כאשר המשימות הללו מתוכננות באופן לא ברור, ללא סדר עדיפויות, יתכן ונמצא את עצמנו לא מספיקים להשקיע במשימות החשובות באמת. תכנון מסודר ומוקפד, שמפריד בין הדברים העיקריים בסדר היום שלכם לבין הדברים הטפלים שסובלים דיחוי, יעזור לכם להספיק את הדברים החשובים באמת.
ההמלצה שלנו- לא מתחילים את היום לפני שמתכננים.
6. דעו מה הם הזמנים הטובים ביותר שלכם למקסימום יעילות
חלק מהסוד של האנשים הדייקנים, טמון בהכרת הזמנים הטובים ביותר במהלך היום. הזמנים הללו בהם הם חשים מלאי כוחות ואנרגיה, אלו הזמנים האידיאליים להקציב עבור סוגים שונים של פעילויות.
אם לדוגמא אתם יודעים שהבוקר הוא הזמן הרענן ביותר שלכם, שמרו לזמן זה עבודה מאומצת הדורשת מאמץ מחשבתי. כך תבצעו את המשימות הללו על הצד הטוב ביותר ותעמדו בזמנים.
לעומת זאת, אם התפוקה שלכם עולה בלילה, ושעות הערב מניבות עבורכם שפע של יצירתיות, נסו למנף את השעות הללו למשימות המתאימות.
7. צרו לוח זמנים ריאלי ואל תעמיסו
הנטיה להספיק משימות רבות יחד עם הנטיה הטבעית לרצות את הסובבות, עלולה להביא אתכם למצב בו תדחסו פגישות ומשימות לזמן קצר מדי. תכנון מוקפד כל כך לא יתחשב בצרכים הבסיסיים שלכם לאכול, לנוח, לנסוע ממקום למקום ולעשות דברים אחרים חשובים.
אם אתם נמצאים בתקופה עמוסה במיוחד, הדברים הללו אפילו נכונים יותר, כיוון שמרחב זמן נכון בין המשימות שלכם חיוני עבור טיפול יעיל בכל אחד מן הפעילויות הללו. לכן, אם אתם יוצרים לעצמכם לוח זמנים, אל תשכחו לפרגן לעצמכם זמני הפוגה בין לבין.